Oppsamling av reisekostnader v/Liverpool-turen
Dette menypunktet er kun aktuelt for oss som skal være med på kor-turen til Liverpool i dagene 5.-9. mai 2027.
Les det som står om bakgrunn først, før du svarer på spørsmålene og sender inn skjemaet.
Bakgrunn (ettersom ikke alle var til stede på øvelsen 13. oktober, der det ble gitt litt info):
Vår vanligste praksis for kor-reiser er at koret først skaffer oversikt over antall deltakere, og deretter bestiller og forskuddsbetaler samtlige reisekostnader. Medlemmene refunderer/innbetaler så til koret sin andel av kostnadene. For koret som sådan går dette regnestykket gjerne og helst i null, men vi får reflektert aktiviteten (både reisekostnadene og refusjonen) i vårt bruttoførte regnskap.
Men for neste års reise til Liverpool er det - av praktiske og tidsmessige årsaker - IKKE koret som har fellesbestilt flybilletter og hotellopphold. Tvert imot: Hvert enkelt medlem har tatt ansvar for sin egen bestilling. Alle har allerede betalt sine flybilletter, og mange har også allerede forskuddsbetalt hotelloppholdet. (Noen har gjort en hotellbestilling som først skal betales i tilknytning til selve oppholdet)
Like fullt er reisen til Liverpool en KOR-tur i ordets rette forstand. Vi planlegger diverse pop-up-konserter med Beatles-sanger i byen, og håper også å kunne opptre med en minikonsert på selveste The Cavern.
Hva er det vi ønsker? Vi ønsker - som nevnt på øvelsen - derfor å samle opp kostnadene, og på den måten reflektere også denne supre turen/reiseaktiviteten i korets regnskap. Dette vil ikke ha noen økonomisk betydning for hvert enkelt medlem. Men for koret vil det være veldig relevant og kjærkomment å få regnskapsført både kostnadene og medlemmenes tilhørende betaling. Ettersom vi nå i mange år har ført regnskapet etter “bruttometoden”, vil vi nemlig reisekostnadene inngå i grunnlaget for momsrefusjon.
Hva må du gjøre? Vi ber innstendig alle som skal være med på turen, om å svare på spørsmålene i skjemaet nedenfor, og sende inn dette. I tillegg må dere sende Ragnar (på mail) kopi av kvitteringer som dokumenterer det dere har opplyst at dere har betalt for fly og hotell. Kopi kan være bilde av kvitteringer, eller gjerne bare en videresendt mail vedr flybilletter/hotell, dersom denne viser hva som er bestilt + prisen. Det som blir sendt inn, vil bli håndtert “varsomt” og bare inngå som underbilag til posteringene i regnskapet.
Hva skjer da? Når dere sender inn svaret på spørreskjemaet, så samles dette automatisk opp i et regneark på Ragnar sin Mac. Vi får da et supert grunnlag for det skal posteres i regnskapet, Og dette blir slettet på Ragnars Mac etter at reisen er gjennomført, og alt er postert og dokumentert i regnskapssystemet. Ingen andre får selvfølgelig tilgang til dette.
Dere som har hotellbestilling som først skal betales neste år: Dere må anmerke dette tydelig, det dette ikke er en kostnad vi kan regnskapsføre i år. Derimot kan vi regnskapsføre det neste år. Ved å svare korrekt op aktuelle spørsmål, får vi et supert grunnlag å følge opp dette på neste år